Mi alapján válassz virtuális asszisztenst?
Mi alapján tudod megállapítani egy virtuális asszisztensről, hogy alkalmas az általad elvárt feladatok elvégzésére? Ugyan a virtuális asszisztenssel történő együttműködés mellett szóló érvek között hangsúlyos helyet kap, hogy nem kell a kiválasztás, bejelentés, betanítás és más munkaügyi folyamatokkal bajlódni, azért érdemes a VA kiválasztásakor is körültekintőnek lenni.
Ebben a cikkemben lépésekre lebontom a virtuális asszisztens kiválasztásának folyamatát:
1. Tudd, hogy milyen feladatokat kell ellátni!
Írd össze, hogy milyen feladatokat kell ellátni, milyen feladatok vannak a cégnél. Ehhez azt tanácsolom, hogy ne csak a csúszásban lévő feladatokat írd össze, hanem a fontosabbakat és azt is, hogy van-e olyan szakember a cégnél, aki valóban ért hozzájuk. Mert lehetséges, hogy Piri kezeli a közösségi média felületeket szakértelem nélkül, míg az adminisztráció vagy a sales területe van elmaradásban, de lehet, hogy Piri el tudná látni szakszerűen azokat a feladatokat, míg egy szakértőnek ki lehet adni a social media kezelését. Így végül minden területért olyan szakember felelne, aki valóban kompetens, és az adott területhez valóban ért.
2. Az átrendeződés után van-e szabad kapacitása valakinek ezekre a feladatokra?
Magam ellen beszélek, de nagyon fontosnak tartom leírni, hogy még az is lehet, hogy az első lépés után az alkalmazottak a szakértelmüknek jobban megfelelő feladatot látnak el, így gyorsabb ütemben haladnak a munkával, és kiderülhet, hogy végül nincs is szükség plusz segítségre. De ha van, akkor érdemes egy virtuális asszisztenst keresni.
3. Keress célzottan virtuális asszisztenst!
Miután már tudod, hogy mire van szükségetek, keressetek olyan virtuális asszisztenseket, akik ezeket a feladatokat szakszerűen el tudják látni. Érdemes több olyan asszisztenst is keresni, aki a kívánt feladatköröket szolgáltatásai listáján szerepelteti. Ezután érdemes árajánlatot kérni mindegyiktől.
4. Végeztess próbafeladatot!
Ha megvannak az árajánlatok, az óradíjbeli különbségektől függetlenül érdemes próbafeladatot is kérni. Lehet, hogy valaki magas áron adott ajánlatot, de az is lehet, hogy a próbafeladatán látszik is majd ez a minőségi különbség, és megéri őt választani. Én is vállalok próbafeladatokat, azonban ezeknek előre lefixált ára lehet a feladat függvényében. Amennyiben megkapom a munkát, ingyenesen, de ha nem kapom meg, az előre fixált árat kiszámlázom. Erre leginkább akkor van szükség, ha olyan próbafeladatot kapok, aminek már az elkészítésével komoly szaktudást adunk át a cég számára (jellemzően a marketing, pr és social media területén). Emellett természetesen nem fogunk próbafeladatként egy egész marketingtervet megírni, hiszen az már ingyen munka lenne.
5. Válassz ki egy virtuális asszisztenst!
A kapott próbafeladatok, az ár és a kommunikáció gördülékenysége alapján válaszd ki a számodra szimpatikus virtuális asszisztensed. Véleményem szerint nagyon fontos, hogy ne csak a feladatok és ár alapján válassz, hiszen telefonon és e-mailben fogtok egymással kommunikálni, így nem mindegy, hogy mennyire volt gördülékeny korábban az egyeztetés, hiszen a jövőben is arra számíthatsz.
6. Írjátok alá a szerződést és kezdődhet is a közös munka!
Végezetül pedig a szerződés aláírása után neki is láthattok a közös munkának.
Ha érdekel, hogy milyen szolgáltatásokat nyújtok, milyen tapasztalatokkal rendelkezem, az alábbi gombokra kattintva informálódhatsz, illetve felveheted velem a kapcsolatot: